Координатор ремонтного участка (делопроизводитель, документооборот и логистика)

О работе

В компанию, занимающуюся ремонтом промышленного оборудования, требуется организованный и коммуникабельный сотрудник для документального и организационного сопровождения работы ремонтного участка.

Ваша основная задача — помогать участку работать слаженно:

1. своевременно готовить документы
2. поддерживать связь с заказчиками
3. отслеживать выполнение договорённостей
4. вести графики выезда
5. координировать текущие организационные вопросы

Ищем человека, который не ограничивается оформлением документов, а умеет позвонить, уточнить информацию, согласовать следующий шаг и довести порученный вопрос до результата.

Чем предстоит заниматься:

1. Подготовка коммерческих предложений

• Принимать и регистрировать запросы заказчиков.
• Уточнять контактные данные, требования к документам и сроки предоставления предложения.
• Собирать у руководителя и технических специалистов исходную информацию для подготовки предложения.
• Оформлять коммерческие предложения по утверждённым шаблонам на основании согласованных объёмов работ, стоимости и условий.
• Проверять правильность реквизитов, расчётов, приложений и оформления.
• Направлять согласованные предложения заказчикам, уточнять получение.
• Отслеживать обратную связь, фиксировать вопросы и передавать их ответственным специалистам.

2. Общение с заказчиками

• Вести деловую переписку и телефонные переговоры по текущим организационным вопросам.
• Самостоятельно звонить заказчикам для уточнения информации, согласования документов и подтверждения договорённостей.
• Согласовывать организационные вопросы выезда специалистов: даты, контакты на объекте, порядок допуска и необходимые документы.
• Запрашивать недостающие сведения и документы.
• Информировать заказчиков о согласованных сроках и изменениях в организации работ.
• Контролировать возврат подписанных документов.
• Фиксировать результаты переговоров и дальнейшие действия.

Работа предполагает регулярное общение по телефону, а не только переписку.

3. Документооборот ремонтного участка в 1:С (версия 8)

• Готовить проекты договоров, писем, заявок, актов и других документов по утверждённым формам.
• Заполнять документы в Word и Excel.
• Контролировать отправку, получение и возврат подписанных экземпляров.
• Вести реестры заявок, договоров, документов и поручений.
• Формировать и поддерживать в порядке электронные папки по заказчикам и объектам.
• Комплектовать документы по выполненным работам на основании материалов, предоставленных техническими специалистами.
• Своевременно передавать документы в бухгалтерию.

4. Составление и ведение графиков работ ( !!! важно !!! )

• Формировать и актуализировать сводный график работ участка на основании данных руководителя, заместителя и ответственных специалистов.
• Собирать сведения о готовности объектов, доступности бригад, материалов и транспорта.
• Согласовывать с заказчиками предполагаемые даты выездов в пределах утверждённого плана.
• Вносить согласованные изменения в график и своевременно информировать участников.
• Отслеживать приближающиеся сроки и напоминать ответственным о необходимых действиях.
• Заранее сообщать руководителю о накладках, недостающих данных и рисках переноса работ.

5. Заявки на материалы и организационное сопровождение снабжения

• Получать от технических специалистов перечни необходимых материалов
• Оформлять заявки на закупку с указанием количества
• Уточнять наличие, стоимость и сроки поставки у поставщиков по поручению руководителя.
• Собирать предложения поставщиков в сравнительные таблицы.
• Отслеживать статус согласованных заявок и ожидаемые даты поставки.
• Предупреждать руководителя о задержках, которые могут повлиять на выполнение работ.

6. Организационная помощь руководителю участка

• Поддерживать актуальную информацию по каждому объекту: что согласовано, какие документы готовы, чего не хватает и какой следующий шаг.
• Готовить краткую сводку по текущим заявкам, документам, поставкам и графику работ.
• Передавать руководителю вопросы, требующие его решения, с собранной информацией и возможными вариантами действий.

Требования:

• Опыт работы с документами и организационными задачами.
• Уверенное владение Word.
• Уверенное владение Excel.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Готовность регулярно звонить заказчикам и поставщикам.
• Умение вежливо и настойчиво получать необходимую информацию и обратную связь.
• Внимательность к цифрам, реквизитам и срокам.
• Способность расставлять приоритеты и вести несколько задач одновременно.
• Самостоятельность в рамках согласованных правил и полномочий.
• Готовность разобраться в специфике ремонта промышленного оборудования.

Что важно в этой работе:

Нам нужен сотрудник, который умеет не только подготовить и отправить документ, но и проследить дальнейшие действия: получен ли он, согласован ли, что необходимо уточнить и кто отвечает за следующий шаг.

Технические решения, определение технологии ремонта, окончательное согласование стоимости и утверждение производственных сроков остаются за руководителем и техническими специалистами.

ссылка на вакансию в банке гсз: рабочее место планируется к созданию и замещению